Tugas Insidental Sekretaris

Tugas Insidental Sekretaris

Tugas Insidental Sekretaris - Menurut M. Braum serta Ramon, sekretaris yaitu seseorang pembantu dari seseorang kepala atau pimpinan yang terima pendiktean, mempersiapkan surat-menyurat, terima tamu, mengecek, atau mengingatkan pimpinannya tentang kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya serta lakukan banyak keharusan yang lain yang terkait manfaat tingkatkan dampaktivitas dari pimpinannya tentang keharusan yang lain yang terkait untuk tingkatkan dampaktivitas pimpinannya. 

Kewajiban Sekretaris

2. Menurut Drs. The Liang Gie menyebutkan kalau sekretaris yaitu seseorang petugas yang pekerjaannya mengadakan masalah surat-menyurat termasuk juga mempersiapkan untuk seseorang petinggi perlu atau organisasi. 

3. Menurut Drs. Ig. Wursanto menyebutkan kalau sekretaris yaitu seseorang pegawai yang bertugas menolong pimpinan kantor dalam merampungkan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya. 

Jadi, Sekretaris yaitu seorang yang bekerja dikantor atau lembaga yang tugasnya jadi tangan kanan/menolong serta mengingatkan pimpinan dalam merampungkan pekerjaan pimpinan. 

supaya pekerjaan sekretaris pada atasannya bisa jalan dengan baik serta prima, jadi seseorang sekretaris mesti ketahui beberapa hal seperti berikut : 

a. Sekretaris mesti tahu sikap serta pribadi pimpinan. 

b. Sekretaris mesti bisa ketahui keadaan pimpinan. 

c. Sekretaris serta pimpinan sangkanya berlangsung hubungan kerja yang serasi. 

d. Sekretaris mesti dapat pelihara wibawa atasannya. 

e. Sekretaris mesti dapat pelihara wibawa atasannya. 

f. Sekretaris mesti dapat mencerminkan sikap serta kebijakan atasan dalam satu system organisasi. 

g. Sekretaris mesti dapat membuat lingkungan kerja yang kondusif pada pimpinan dengan bawahan. 

h. Sekretaris mesti dapat pelihara system kontrol pada hubungan kerja dengan atasan. 

i. Sekretaris mesti dapat memberi pemikiran positif pada penyelesaian problem ataupun pada rencana pengembangan organisasi. 

Pekerjaan seseorang sekretaris bisa digolongkan dalam 8 jenis yakni : 

- Tugas-tugas Rutin 

- Tugas-tugas Khusus 

- Tugas-tugas Istimewa 

- Tugas-tugas Resepsionis 

- Pekerjaan Keuangan 

- Pekerjaan Sosial 

- Pekerjaan Insidental 

- Pekerjaan Sekretaris dalam Businees Meeting 

TUGAS POKOK SEKRETARIS : 

- Menolong pimpinan 

- Mempersiapkan agenda rapat 

- Membuat administrasi/pembukuan perusahaan 

- Mengatur daftar aktivitas perusahaan/organisasi 

- Serta beda sebagainya 

Berdasar pada ruangan lingkup serta tanggung jawab sekretaris bisa dibedakan jadi 2 (dua) jenis yakni : 

1. Sekretaris eksekutif 

Sekretaris eksekutif yaitu sekretaris yang berperan jadi manajer karna dengan segera atau riil menggerakkan peranan manajer eksekutif yang mempunyai bawahan. Sekretaris eksekutif ini biasanya adalah sekretaris untuk satu unit organisasi, misalnya : sekretaris dewan, sekretaris jenderal, sekretaris lokasi, sekretaris inspektorat jenderal, sekretaris yayasan, dan sebagainya. 

2. Sekretaris pribadi 

Sekretaris pribadi yaitu seseorang yang kerjakan aktivitas perkantoran untuk menolong seorang spesifik serta berbentuk pribadi. Sekretaris dalam artian ini bukanlah pegawai atau staf dari satu organisasi atau perusahaan namun diangkat serta digaji oleh perseorangan. 

Seseorang sekretaris pribadi mesti senantiasa berupaya untuk mengetahui sifat-sifat serta pribadi pimpinannya sendiri, baik itu kebiasaan rutinitas, kesukaan atau hoby, keunggulan serta kekurangan pimpinan. Jadi sekretaris pribadi tidak bermakna kalau ia tidak bertanggungjawab pada unit kerjanya, namun ia tetaplah terikat pada status kepegawaiannya. 

Pada atasan : 

· Sumber serta filter info untuk pimpinan, dalam penuhi peranan, pekerjaan serta tanggung jawab. 

· Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur kesibukan perusahaan. Dari mulai administrative hingga human relations. 

· Penghubung untuk pimpinan serta pihak-pihak yang menginginkan terkait dengan pimpinan. 

· Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam soal penuangan beberapa inspirasi. 

· Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan hubungannya dnegan pekerjaan perusahaan. 

· Mediator pimpinan dengan bawahan. 

2. Pada bawahan/karyawan : 

· Menolong memberi motivasi pada karyawan beda. 

· Mediator pada bahawan/karyawan dengan pimpinan. 

· Menolong/memfasilitasi bawahan saat akan berjumpa dengan pimpinan. 

· Memberi rasa senang serta bangga pada bawahan pada kerja hasil mereka. 

TUGAS SEKRETARIS 

Dibanding dengan tempat beda, sekretaris termasuk juga karyawan yang mempunyai multi pekerjaan, salah satunya : 

1. Menurut wewenangnya. 

· Pekerjaan teratur. Mencakup pengetikan, making call, terima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat. 

· Pekerjaan instruksi. Mencakup pengaturan jadwal perjalanan, making appointment, penyusunan keuangan, persiapan serta penyelenggaraan rapat, arrange schedule. 

· Pekerjaan kreatif. Mencakup pembuatan formulir telepon, dokumentasi, kirim ucapan pada client, mengatur ruangan kantor pimpinan. 

2. Menurut type tugasnya. 

· Pekerjaan administrasi. perkantoran. mencakup surat menyurat, pembuatan laporan, filling. 

· Pekerjaan resepsionis. Mencakup making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan. 

· Pekerjaan social. Mencakup mengatur rumah tangga kantor, kirim ucapan selamat pada rekanan, menyiapkan respsi/jamuan. acara resmi kantor. 

· Pekerjaan insidentil. Mencakup menyiapkan rapat, menyiapkan pidato, presentasi, serta menyiapkan perjalanan dinas pimpinan.